Praktikus információk
Gyakran Ismételt Kérdések – az utazással, szállásfoglalással kapcsolatban
Mikortól lehet szállodát foglalni a szakmai konferencia költségére? Hány napot maradhat a rendezvény költségére? Alapesetben a rendezvényre a vendégek a konferencia reggelén érkeznek, és másnap délután távoznak a szállásról. Ettől a főszabálytól akkor térnek el a szervezők, ha repülőjárat hiányában nem lehet megoldani – a fő szabály szerinti – érkezést és hazautazást. Ebben az esetben egy plusz éjszakát biztosítanak a szervezők, vagyis a vendégek és a rendezvény szempontjából a legoptimálisabb megoldásokkal számolunk az utaztatásban.
Utazhatnak-e a rendezvényre kísérők?
Természetesen a vendégek érkezhetnek kísérővel, ugyanakkor a kísérők költségeit a delegáló fél finanszírozza.
A szervezők a külföldi résztvevők számára tudnak szállást és repülőjegyet biztosítani telepítéssel, térítésmentesen. Ebbe a körbe tartoznak a magyar állampolgárságú, de külföldön élő / dolgozó magyar állampolgárok is.
Repülőjegy, szállásfoglalás
A regisztráció egy központi e-mail címen, a http://www.bdffamiliesinthefocus.hu/ című honlapon keresztül történik. A központi portálon történő regisztrációval válik lehetővé a jegyek telepítése az Önök által megadott adatok szerint és a szállásfoglalás, valamint az egyedi igények megadása.
A repülőjegy és szállodafoglaláshoz szükséges adatok:
Név: (fontos, hogy azt adják meg, ami az utazási okmányban szerepel)
Születés ideje: dd/mm/yyyy
Utazási okmány típusa (személyi igazolvány vagy útlevél):
Utazási okmány száma:
Utazási okmány lejárati ideje: dd/mm/yyyy
Utazási okmány kiállításának helye (ország, város):
Vízumigény
Kérjük, hogy tájékozódjon arról, hogy szüksége van-e vízumra a magyarországi beutazáshoz. Ha szüksége van, kérjük, a regisztrációkor jelezze igényét.
Repülőjegy
A külföldi résztvevő a regisztráció során jelzi az igényét, hogy mikor honnan jönne és távozna, a szervezők repülőjegy ajánlatot küldenek a megadott e-mail címre. Az ajánlat kiküldése után 24 órával kérjük, hogy küldjék meg a válaszaikat, hogy a jegyet kiállíthassuk. Az adatok egyeztetését követően az Önök által jóváhagyott ajánlatot véglegesítjük, a repülőjegyet kiállítatjuk és a kiállított jegyet e-mailben küldjük meg a meghívottak számára.
Utazás vonattal és busszal
Vonat illetve busz közlekedés esetén (mivel ezeket a jegyeket telepíteni nem tudjuk) a résztvevőnek kell gondoskodnia a jegyek megvásárlásáról és a szolgáltatás megrendeléséről. A számlákat az Emberi Erőforrások Minisztériuma, 1054 Budapest, Akadémia utca 3. címre kérjük kiállíttatni. A vendégek az eredeti számla és a jegyek fénymásolata ellenében utólagos átutalással visszakapják utazásuk költségét.
Szállásfoglalás külföldiek esetében
Külföldi résztvevők esetén a szállásfoglalás menete ugyanaz, mint a repülőjegynél. A regisztráció után a szervezők repülőjegy ajánlatot küldenek az Ön által megadott e-mail címre. Az Ön jóváhagyásával kiállíttatjuk a szálloda vouchert (ez egy előre kifizetett részvételi jegy) majd e-mailben megküldjük Önnek. Kérem, hogy a szállodába érkezéssel ezt mutassa be és ezzel elfoglalhatja a szobáját. Felhívjuk figyelmét, hogy a szálloda extra költséget számolhat fel (telefon, mini bár, parkolás stb.) A megküldött voucher a szállodai vendégéjszaka és a reggeli árát tartalmazza.
Szállásfoglalás magyar vendégek esetén
A Demográfiai Fórum belföldi (nem budapesti) résztvevői 1 éjszakára igényelhetnek szállodai elhelyezést.
Amennyiben úgy dönt, hogy több éjszakát tölt el Budapesten arról- lehetőségei szerint- Önnek kell gondoskodnia.
